Wie Sie den täglichen Kampf mit Ihrer To-do-Liste gewinnen

Wenn am Ende des Tages noch zu viel Aufgabenliste übrig ist, ist das weder befriedigend noch effizient. Nach der reinen Lehre wäre jetzt die Zeit, sich über das eigene Zeit- und To-do-Listenmanagement Gedanken zu machen. Aber mal ehrlich - das ist ja schon wieder eine zusätzliche Aufgabe. Warum nicht gleich eine schlanke und schnelle Variante für die tägliche To-do-Liste wählen? Alexander Greisle stellt eine solche Variante vor. Sie basiert auf kleinen Karteikarten und der 25.000-$-Überlegung.

Wenn wir uns unseren Arbeitsalltag ansehen, der geprägt ist durch eine Vielzahl von Kommunikationsmedien, fällt auf, dass wir oft in zwei wesentliche Fallen laufen:

Jede neue E-Mail im Postfach hat nur eine Absicht: Sie will möglichst schnell von Ihnen gelesen und bearbeitet werden - ohne Rücksicht darauf, ob sie in Ihren aktuellen Arbeitskontext passt und einen Beitrag zu Ihren gerade aktuellen Aufgaben und akuten Problemen leistet. Jede E-Mail ist dringend, zumindest in unserer Wahrnehmung. Bis sich dieses Denken ändert, brauchen wir ein einfaches, visuelles Werkzeug, das uns die für den Tag wichtigen Punkte vor Augen hält.

Vielleicht beschleicht Sie auch oft das Gefühl einer zunehmenden Fremdbestimmung? E-Mails, Chat-Fenster, RSS-Feeds, Twitter & Co. konkurrieren mit dem Web-Browser und den täglichen Office-Anwendungen um unsere Aufmerksamkeit. Dabei kommt schnell das Wesentliche unter die Räder: Das, was wir an diesem Tag unbedingt erledigen wollen, das was uns voranbringt, was uns 25.000 $ wert ist.

Also füllen wir weiter unsere To-do-Listen, die die Tendenz haben, schneller zu wachsen, als man sie abarbeiten kann. Das Dumme dabei ist: Die Liste füllt sich oft genug von selbst und macht ein permanent schlechtes Gewissen und einen permanenten Druck.

Gefährlich für das Gemüt sind dabei insbesondere die elektronischen Listen, die das ganze alte unerledigte Zeug ganz oben einsortieren und am besten auch noch feuerrot markieren. Das hat zwei Nachteile: Der Spaß schwindet und die wirklich wichtigen Dinge gehen in der Masse der Aufgaben unter.

Lange Listen verstellen den Blick und sind nicht jedermanns Sache. Zwar sind sie für die Planung von Vorhaben und als Speicher von Aufgaben eine praktische Sache, für die Tagesplanung hilft die zweiseitige Liste allerdings nicht. Natürlich kann man sich zum Beispiel mit Outlook eine High-Tech-To-Do-Liste bauen mit bedingten farbigen Markierungen, zusätzlichen Priorisierungsfeldern, automatischen Sortierungen und Erinnerungen. (Mehr dazu in einem Folgebeitrag.)

Eine viel einfachere Art, die zu erledigenden Aufgaben für den Tag schnell im Blick zu haben, ist, sie auf einer kleinen Karteikarte zu notieren. Bewährt hat sich das Format DIN A7 oder (das kleinste Format) DIN A8.

Hier im Text wird von einer traditionellen Karteikarte ausgegangen, wie sie der Autor täglich einsetzt. Natürlich lässt sich dieses Prinzip auch auf elektronische Helferlein übertragen, z. B. eine einfache Textdatei oder ein elektronisches Post-it auf dem Desktop.

Die tägliche To-do-Card

In der Regel ist der Zeitraum von einem Tag gut planbar. Die Kunst liegt darin, nicht beliebig viele Aufgaben aufzuschreiben. Konzentrieren Sie sich auf die für diesen Tag wirklich wichtigen. (Ein Denkmodell für die Auswahl finden Sie weiter unten.) Lassen Sie auch genug Luft für das Unvorhergesehene, schreiben Sie lieber zwei Aufgaben weniger drauf. Wenn Sie für die Weggelassenen dann doch noch Zeit finden - umso besser.

Die Rückseite bleibt ebenfalls nicht ungenutzt. Dort notieren Sie die Aufgaben, die Sie zusätzlich (!) erledigen: unerwartete Aufgaben, ungeplante Telefonate, längere E-Mail-Antworten und spontane Besprechungen. Wenn Sie so wollen, ist die Rückseite der Karte das Protokoll für Ihre eingeplanten Pufferzeiten.

Auf der Rückseite ist Platz für die zusätzlich erledigten Aufgaben.

Schreiben Sie unbedingt auch diese Dinge auf. Am Abend jedes Tages haben Sie eine schöne Dokumentation dessen, was Sie geschafft haben. Ein schönes Gefühl.

Welche Aufgaben sollen nur auf die Vorderseite? Die dringenden oder die wichtigen? Keine leichte Frage, sicherlich. Eine Denkhilfe, die Ihnen bei der Entscheidung helfen kann, ist eine einfache Frage: "Wenn Sie nur für eine einzige Aufgabe Zeit hätten - welche würden Sie erledigen? Falls danach noch etwas Zeit übrig bleibt, was würden Sie dann als nächstes erledigen wollen?"

Es geht darum, sich genau auf das zu fokussieren und erst dann andere Dinge anzupacken, wenn die zentralen Dinge erledigt sind. Und auch wenn am Abend nicht alles erledigt ist, ist das nicht schlimm (so ist das Leben).

Kombiniert mit der täglichen To-do-Card bedeutet das: Schreiben Sie auf die Vorderseite der Karte die Aufgaben, die Sie wirklich erledigen wollen oder müssen - und nur die. Damit haben Sie das Zentrale für den Tag auf einen Blick visuell parat.

Sind Sie unsicher, welches die 25.000 $-Aufgabe ist? Überlegen Sie nicht zu lange, richtig oder falsch gibt es nicht. Es geht bei diesem Denkmodell um die Gewichtung der Aufgaben untereinander, damit Sie sich nicht mit den eher unwichtigeren verzetteln und die wichtigen liegen bleiben.

Und was ist mit den ganzen anderen Dingen, die tagtäglich hereinkommen? Die müssen natürlich ebenfalls erledigt werden, sollen aber nicht den Blick auf das Wesentliche verstellen. Das für den Tag Wesentliche steht auf der täglichen To-do-Card. Für den Rest der zu erledigenden Punkte können Sie beispielweise so vorgehen, wie es im Beitrag E-Mail-Chaos ade! beschrieben ist. Für dringende und wichtige Aufgaben gibt es Platz auf der Rückseite der täglichen To-do-Card.

Ihr nächster 25.000 $-Job: DIN A7- oder DIN A8-Karteikarten besorgen!

Viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung.