Unternehmens- und Handelsregister als Informationsquelle: Wer ist eigentlich Ihr neuer Geschäftspartner?

Im Geschäftsalltag geht nichts über präzise und korrekte Informationen. Bevor Sie mit einem neuen Kunden in eine Geschäftsbeziehung treten, wollen Sie vielleicht doch mehr über dessen Geschäft wissen. Auf die „Selbstauskunft“ des potenziellen Kunden können Sie sich nur bedingt verlassen. Als Informationsquelle sind das Handelsregister und das Unternehmensregister unverzichtbar.

• Daten aus dem Unternehmensregister abrufen: Um Daten aus dem Unternehmensregister abzurufen, gehen Sie zunächst auf die Internetseite www.unternehmensregister.de. Schon auf der Startseite finden Sie dort eine Suchmaske. Um gezielter zu suchen, klicken Sie auf den Reiter „Suche“ über der Eingabemaske auf der Startseite. Dort finden Sie alle weiteren Informationen für eine Suche innerhalb des Unternehmensregisters.

• Daten aus dem Handelsregister abrufen: Das Handelsregister ist öffentlich zugänglich. Es wird bereits seit einigen Jahren elektronisch geführt. Die Informationen können – gegen eine geringe Gebühr - im Internet unter www.handelsregister.de abgerufen werden.

  Um Daten abrufen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren. Hierzu wählen Sie den entsprechenden Eintrag in der linken Spalte und füllen die sich dann öffnende Maske aus.

  Um Daten abzurufen, stehen Ihnen die „Normale Suche“ oder die „Erweiterte Suche“ zur Verfügung. In den meisten Fällen reicht die „Normale Suche“. Nachdem Sie die durch Klick auf den Eintrag links geöffnete Maske ausgefüllt haben, erhalten Sie eine Übersicht der in Betracht kommenden Einträge. Hinter dem Eintrag finden Sie Abkürzungen für die Varianten, die Sie abrufen können.

Sie können sowohl im Handels- als auch im Unternehmensregister verschiedene Informations-Zusammenstellungen erhalten. Diese sind durch Abkürzungen gekennzeichnet. Je nach Art der Zusammenstellung entstehen für den Abruf Kosten, die beim Handels- und Unternehmensregister gleich sind:

Auf die Aussagen, die im Handelsregister und im Unternehmensregister zu finden sind, können Sie sich in jedem Fall verlassen, selbst wenn die Eintragungen nicht richtig sein sollten. Umgekehrt kann aber auch keiner die Angaben im Handelsregister ignorieren. Man spricht hier vom Vertrauensschutz und dem „öffentlichen Glauben“ (§ 15 HGB). Dies hat folgende Auswirkungen:

Diese Regelungen werden auch analog beim Unternehmensregister angewandt.

Das Handelsregister ist ein heute elektronisch geführtes Register aller dort gemeldeten Kaufleute. Für das jeweilige Handelsregister ist das Amtsgericht der entsprechenden Region zuständig.

Das Handelsregister wird in zwei Abteilungen unterteilt. In der Abteilung A werden die Personengesellschaften, Einzelunternehmen und auch rechtsfähige wirtschaftliche Vereine eingetragen. In der Abteilung B werden die Kapitalgesellschaften erfasst.

Die Eintragung ist für Unternehmen, die als kaufmännischer Geschäftsbetrieb geführt werden, zwar Pflicht – sie erfolgt aber nicht automatisch. Die Eintragung muss beantragt werden. Ist das Unternehmen eintragungspflichtig und wird die Eintragung nicht beantragt, kann dies empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen. Für einige Unternehmensformen ist der Eintrag im Handelsregister zwingend vorgeschrieben.

Mit der Einführung des elektronischen Handelsregisters (2007) wurden Angaben zum Jahresabschluss, Lageberichte und andere wichtige Informationen zur Unternehmensentwicklung aus dem Handelsregister ausgelagert. Diese Informationen werden seitdem im Unternehmensregister gespeichert. Das Unternehmensregister wird – anders als das Handelsregister – vom Bundesministerium der Justiz geführt. Das Ministerium hat diese Aufgabe an die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH delegiert. Auch im Unternehmensregister gibt es Pflichtangaben, die von den Unternehmen einzubringen sind, wenn man keine empfindlichen Geldstrafen riskieren will.

• Einträge des Handelsregisters findet man im Internet unter www.handelsregister.de.

• Die Informationen des Unternehmensregisters findet man auf der Seite www.unternehmensregister.de.

Im Handelsregister finden Sie die wichtigsten Angaben zu Kaufleuten, die im Bezirk des registerführenden Amtsgerichts tätig sind. Kaufleute sind:

• Einzelkaufleute (e.K.)

• Offene Handelsgesellschaften (OHG)

• Kommanditgesellschaften (KG)

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

• Aktiengesellschaften (AG)

Als Kaufmann gelten Gewerbetreibende, deren Tätigkeit nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erforderlich macht. Erfordert der Betrieb nach Art und/oder Umfang keine kaufmännische Organisation, um den Überblick zu behalten, gilt der Betreiber als Kleingewerbetreibender, der nicht zur Eintragung im Handelsregister verpflichtet ist. Allerdings ist die Frage, ob es sich um ein Kleingewerbe handelt, nicht immer eindeutig zu beantworten. Werden einige der folgenden Fragen mit „Ja“ beantwortet, kann man davon ausgehen, dass es sich um kein Kleingewerbe handelt.

• Ist für den Betrieb kaufmännisch geschultes Personal notwendig?

• Sind im Unternehmen Inventuren notwendig bzw. werden solche durchgeführt?

• Wird eine doppelte Buchführung nach kaufmännischen Grundsätzen unterhalten?

• Lag der Umsatz des Gewerbes im vergangenen Jahr über 17.000 €?

• Liegt der Umsatz im laufenden Jahr über 50.000 €?

• Werden häufig Aufträge von sehr großem Umfang durchgeführt?

• Wird ein großes Lager unterhalten?

Kaufleute sind auch die Gesellschafter einer OHG und die Komplementäre einer KG. Sie müssen persönlich – neben der Gesellschaft – eingetragen werden. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) beziehungsweise eine Unternehmergesellschaft (UG) (haftungsbeschränkt) kann ohne Eintragung im Handelsregister nicht gegründet werden. Das Gleiche gilt für eine Aktiengesellschaft (AG). Geschäftsführer und Vorstände solcher Gesellschaften gelten im Zusammenhang mit dem Handelsregister nicht als Kaufleute.

Im Unternehmensregister sind zunächst die gleichen Unternehmen offenlegungspflichtig, die auch im Handelsregister eingetragen sein müssen. Ihre Unterlagen offen legen müssen

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA) und eingetragene Genossenschaften (eG)

• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG)

• große Personenhandelsgesellschaften und Einzelkaufleute

• Banken

• große wirtschaftliche Vereine und öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute

• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften

Bei den Eintragungen im Handelsregister unterscheidet man eintragungspflichtige und eintragungsfähige Informationen. Die eintragungspflichtigen Informationen ergeben sich aus den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (Handelsgesetzbuch – HGB, Aktiengesetz – AktG und GmbH-Gesetz – GmbHG). Danach sind insbesondere die folgenden Eintragungen verpflichtend:

• Firma des Kaufmanns (§ 29 HGB)

• Veränderungen und Erlöschen der Firma (§ 31 HGB)

• Satzung und Auflösung (§ 34 HGB)

• Erteilung und Erlöschen einer Prokura (§ 53 HGB)

• Anmeldung einer OHG (§ 106 HGB)

• Fortsetzung einer OHG (§ 144 Abs. 2 HGB),

• Anmeldung von Liquidatoren (§ 148 HGB, § 67 GmbHG)

• Anmeldung einer KG (§ 162 HGB)

• Erlöschen einer KG (§ 29 Abs. 1 HGB)

• Anmeldung einer GmbH (§ 7 GmbHG)

• Anmeldung der Geschäftsführer einer GmbH (§ 39 GmbHG)

• Anmeldung der Gesellschafter einer GmbH (§ 40 GmbHG)

• Satzungsänderungen (§ 54 GmbHG)

• Erhöhung des GmbH-Stammkapitals (§ 57 GmbHG)

• Auflösung durch die Gesellschafter (§ 143 Abs. 1 HGB, § 65 GmbHG)

Über die gesetzlich vorgeschriebenen eintragungspflichtigen Tatsachen hinaus sind – in seltenen Ausnahmefällen – zusätzliche eintragungsfähige Tatsachen möglich. Diese müssen jedoch nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs mindestens zwei Voraussetzungen erfüllen: Die Eintragungen müssen zum einen nach Sinn und Zweck des Handelsregisters notwendig sein. Zum anderen muss für sie ein erhebliches Interesse des Rechtsverkehrs bestehen.

Im Unternehmensregister findet man auch alle Informationen, die im Handelsregister zu finden sind. Außerdem müssen im Unternehmensregister folgende Informationen offengelegt werden:

• Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers

• Lagebericht bzw. Konzernlagebericht

• Bericht des Aufsichtsrates

• Ergebnisverwendungsvorschlag und -beschluss

• Entsprechungserklärung börsennotierter Gesellschaften

Kleine Gesellschaften müssen allerdings nur ihre Bilanz mit Anhang veröffentlichen.

Das Unternehmensregister unterscheidet Unternehmen unterschiedlicher Größe. Je nach Größe gibt es Erleichterungen bei der Offenlegungspflicht:

• Kleine Kapitalgesellschaften

  Hierzu zählen Unternehmen, deren Bilanzsumme 4.015.000 € nicht überschreitet, deren Umsatzerlöse nicht über 8.030.000 € liegen und die im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 50 Mitarbeiter (ohne 400-€-Kräfte) beschäftigen.

  Solche Unternehmen müssen eine verkürzte Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung ohne Anhang spätestens 12 Monate nach dem Abschluss vorlegen.

• Mittlere Kapitalgesellschaften

  Hierzu zählen Unternehmen, die keine kleinen Kapitalgesellschaften sind und deren Bilanzsumme 16.060.000 € nicht überschreitet, deren Umsatzerlöse nicht über 32.120.000 € liegen und die im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 250 Mitarbeiter (ohne 400-€-Kräfte) beschäftigen.

  Diese Unternehmen müssen eine verkürzte Bilanz, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung mit Anhang, einen Lagebericht und Unterlagen, die sich aus der Rechtsform ergeben, vorlegen. So muss eventuell eine Übersicht der Gewinnverwendung beigefügt werden. Die Unterlagen müssen binnen 12 Monaten nach Abschluss vorgelegt werden.

• Große Kapitalgesellschaften

  Große Kapitalgesellschaften sind Gesellschaften, die weder kleine noch mittlere Kapitalgesellschaften sind. Für diese Gesellschaften sind keine Vergünstigungen bei der Abgabe der Unterlagen vorgesehen.