7 Freelancer-Fallstricke - und wie man sie umgeht

Freelancer sind das Rückgrat der Gig-Economy. Aufträge werden nicht von Angestellten durchgeführt, sondern von Selbstständigen, die pro Gig, d.h. pro Auftritt/Auftrag bezahlt werden.

Aber um als Freelancer ausreichend Aufträge zu bekommen und Kunden auf Dauer zu behalten, reicht es nicht aus, eine gute Fachfrau oder ein guter Fachmann zu sein. Ein erfolgreicher Freelancer muss auch

• mit Kunden und Partnern klar kommunizieren,

• gut organisiert sein,

• sich selbst vermarkten können und

• den eigenen Preis/Wert und die Kosten immer im Blick haben.

Dass bei diesem Anforderungsbündel manch ein Freelancer in Bedrängnis kommt, wundert nicht. Eine kurze und keineswegs vollständige Liste häufiger Freelancer-Fallstricke lesen Sie hier – und ein paar Vorschläge, wie Sie solche Schwierigkeiten vermeiden können.

Wenn Freelancer sich auf das Eis der Kaltakquise begeben, verhalten sie sich oft erstaunlich ungeschickt. Lektoren, SEOler, Programmierer oder Designer, sie alle erstellen gern E-Mails nach folgendem Muster:

• Fehler auf der Firmen-Website des potenziellen Auftraggebers finden

• beschreiben, wie schädlich oder peinlich das ist

• die eigenen Dienste als Lösung anbieten

Worin liegt das Problem? Kein Mensch will von einem völlig Fremden unaufgefordert auf peinliche Fehler hingewiesen werden. Zwar könnte man als Empfänger solcher Mails die Größe haben, über diese Unbeholfenheit hinwegzusehen und das Angebot trotzdem zu prüfen. Die Realität sieht anders aus: Die Nachricht wird einfach gelöscht und der Absender vergessen.

Alternativstrategie:

Treten Sie als hilfreicher Problemlöser und nicht als Besserwisser auf. Anstatt potenzielle Auftraggeber gleich mit Kritik zu überschütten, suchen Sie das Gespräch mit ihm oder ihr. Überlegen Sie, wie Sie konkret diesem potenziellen Kunden helfen können. Machen Sie sich selbst klar, warum Sie gerade diesen Auftrag wollen. So wissen Sie auch, wie viel Ihnen dieser Auftrag wert ist und wo Sie eventuell Kompromisse machen können. Ob Sie anrufen, eine E-Mail oder sogar einen Brief versenden, hängt von der Branche, von Ihrem Temperament und den Vorlieben Ihres Gegenübers ab. Kommt auf Ihre erste Mail keine Antwort? Das ist normal! Melden Sie sich nochmals, vielleicht etwas später, vielleicht auch über einen anderen Kanal.

Es ist immer gut, wenn Sie in Ihrer Kommunikation auf einen oder mehrere Beiträge auf Ihrer Website verweisen können. Hier leisten Case Studies (Fallbeispiele) aus Ihrer Arbeit gute Dienste. (Dafür brauchen Sie natürlich das Okay der betreffenden Kunden, sonst sind Sie die gleich wieder los.)

Aber seien wir ehrlich: Kaltakquise ist verdammt schwierig und liegt nur wenigen Menschen. Meist ist Ihre Zeit besser darin investiert, Wege zu suchen, wie Auftraggeber Sie finden – durch Publikationen, Vorträge, Schulungen (Webinare, Podcasts), Sichtbarkeit in wichtigen Netzwerken und nicht zuletzt Empfehlungen. Die Zeit ist für solche Maßnahmen oft sinnvoller genutzt als mit Cold-Calling-Kampagnen.

Man kann das Prinzip Kritik als Türöffner auch weiterentwickeln und somit hemmungslos Grenzen überschreiten. Dann ist geradezu garantiert, dass man keinen (neuen) Auftrag bekommt.

Anleitung zum Misserfolg: Sie sind Webdesigner, Programmierer, Texter o. Ä. und werden zu einem ersten Briefing eingeladen. Dort stellt Ihnen der Auftraggeber die Aufgabe aus seiner Sicht dar. Und Sie beginnen nun, über den Rahmen des möglichen Auftrags hinaus, Kritik am Produkt des Auftraggebers zu äußern. Oder Sie machen Verbesserungsvorschläge zum betrieblichen Ablauf. Frei nach dem Motto: „Wir müssen die Sache erst mal von Grund auf klären.“ Leider treten Sie so nicht als Problemlöser für das fragliche Anliegen auf. Stattdessen mutieren Sie ungebeten zum Marketing- oder Workflow-Guru, der dem Auftraggeber jetzt mal sagt, wo es langgeht.

Bevor ein Kunde Sie beschäftigt, wird er – soweit er Sie noch nicht kennt – im Internet nach Ihren Spuren suchen. Und nun kann es passieren, dass Sie bei Twitter und Facebook immer mehr Follower und Freunde haben, aber dafür (potenzielle) Kunden verlieren.

Wie geht das? Das geht ganz einfach und ganz schnell.

• Man schreibt für das eigene Netzwerk und vergisst dabei, dass Kunden ganz anders denken und fühlen. Ein Beispiel, auf Twitter gelesen: „Klient so besoffen – wieder mal – dass ich nicht weiß, was er sagen will (…)“. Die Kollegen fanden das offenbar sehr witzig. Potenzielle Kunden vermutlich nicht so sehr.

• Es hat sich sicher herumgesprochen, dass es unprofessionell wirkt, sich angeschickert mit einem Lampenschirm als Kopfschmuck auf einer Party abbilden zu lassen. Auch wenn man so geistesgegenwärtig ist, das lustige Foto nur für Freunde auf der eigenen privaten Facebook-Seite zugänglich zu machen, heißt das noch lange nicht, dass besagte Freunde das auch tun. Und wer weiß, mit wem die alles befreundet sind. Autsch.

• Sie haben die Beherrschung im Diskussionsforum verloren und sind pöbelnd, gar arrogant über einen anderen Teilnehmer hergezogen? Kommt ganz schlecht.

• Auch wenn es sehr unmenschlich klingt: Überlegen Sie sich sehr genau, welche Schwächen Sie in der (Internet-)Öffentlichkeit zugeben. Ein Burnout passiert gerade den Besten. Doch selbst wenn der offensichtlich Jahre zurückliegt, verunsichern solche Hinweise potenzielle Auftraggeber. Möglicherweise fragt er sich, ob Sie für den Auftrag überhaupt stressresistent genug sind. Schweigen kann Gold sein.

Pünktlichkeit signalisiert Verbindlichkeit. In Arbeitsbeziehungen ist das besonders wichtig – egal ob es um Termine für Meetings geht, um Telefongespräche oder das Abliefern der (sauberen!) Arbeit. Ihr Auftraggeber hat seine eigenen Termine, die er einhalten muss. Ihre verspätete Abgabe bedeutet für ihn richtigen Stress.

Was aber tun, wenn der Auftraggeber Sie hängen lässt? Sie kennen das vielleicht: missverständliche Anweisungen, unklare Anforderungen – und notwendige Vorarbeiten und Informationen bleiben aus. Manchmal weiß man als Freelancer mit der Zeit gar nicht mehr, worum es dem Auftraggeber eigentlich geht. Das Resultat: Der gesamte Zeitplan gerät aus den Fugen und durch unvorhergesehene Mehrarbeit entstehen höhere Kosten. So darf man am Ende auch noch über überhöhte Rechnungen streiten und sich gegenseitig die Verantwortung dafür zuschieben. Alles nicht gut – weder für die eigenen Nerven noch für die Kundenbindung.

Leider gehören Verspätungen, Missverständnisse und Fehlinformationen seitens des Auftraggebers einfach zum Los des Freelancers. Lernen Sie, damit zu leben, und betrachten Sie das Ganze als Teil der Aufgabenstellung.

Ganz allgemein gesprochen: Je konkreter Arbeitsanforderungen sind, desto eher werden Termine eingehalten. Verzögerungen treten auf, wenn im Hirn Unklarheiten entstehen, denen man sich aus irgendeinem Grund nicht so recht stellen will oder die man nicht auflösen kann. Ihre Aufgabe als Freelancer ist es, Ihren Teil zum Entstehen von Klarheit beizutragen. Und zwar im eigenen Interesse.

Nicht jede oder jeder kann oder will mit einer Agentur oder mit Mittelmännern/-frauen zusammenarbeiten. Für manche Arbeitsbereiche ist diese Arbeitsweise auch einfach unüblich oder unmöglich.

Ob mit oder ohne Agentur, wichtig für den reibungsarmen Ablauf ist eine gute Planung. Gute Planung wird gern mit ausgefeilten Projektplänen, umfassenden Pflichtenheften, Bergen von Ablaufcharts und Ähnlichem mehr gleichgesetzt. Das ist häufig genau der falsche Weg.

Kleinere Arbeitsaufträge, die aufeinander aufbauen, sind der Schlüssel zum Erfolg. Ein langfristiger Vertrag mit einem noch unbekannten Auftraggeber kann sich dagegen als Bumerang entpuppen: Ihre Arbeitskraft wird zu lange unproduktiv gebunden, wenn der Auftraggeber nicht “aus dem Knick” kommt.

Sie schließen die Gefahr lähmender Verzögerungen aus, wenn Sie einen ersten überschaubaren Vertrag mit einem eher kurzen Zeitrahmen über einen klar definierten Gegenstand abschließen. Die Aufgabe wählen Sie dabei am besten so, dass das Ergebnis Grundlage für weitere Arbeiten ist. So arbeiten Sie sich in kleinen Schritten an die größere Aufgabe heran.

Wichtig: Die Aufgabe muss konkret sein und gleich einen unmittelbaren und erfahrbaren Nutzen bringen. Nehmen wir ein Beispiel: Sie sind Entwicklerin oder Webdesigner. Dann lautet die erste Aufgabe nicht “Pflichtenheft zum Relaunch des Online-Shops XYZ”, sondern eher “Entwicklung und Implementierung eines Seitentyps mit neuen Filtermöglichkeiten für Produkte und Anzeige der Ergebnisse". Aufträge zur Erstellung neuer Produktübersichtsseiten, neuer Detailseiten, zur Überarbeitung der Formulare im Checkout-Prozess usw. können sich direkt anschließen. Motto: so konkret wie möglich, so kleinteilig wie sinnvoll und beim Kunden gleich in die Praxis integrierbar. So entsteht eine natürliche und positive Kundenbindung.

Und wenn wir schon beim Geld sind: Jeder Freelancer träumt davon, auf Monate mit ordentlich bezahlten Aufträgen ausgebucht zu sein. Und zwar ohne mit heraushängender Zunge, unausgeschlafen und schlecht gelaunt von Auftrag zu Auftrag zu hetzen. Die Realität sieht für viele anders aus: Aus Angst, im nächsten oder übernächsten Monat nicht genug Geld für den Lebensunterhalt zu haben, werden zu viele Aufträge angenommen, die alle möglichst morgen fertig werden sollen.

Zu viele Aufträge bei einem zu kleinen Zeitbudget führen früher oder später zum Ruin des eigenen Freelancer-Rufs – von sinkender Motivation und verlorener Freude an der Arbeit ganz zu schweigen.

Was für einen selbst und die eigenen Kunden der richtige Preis ist, das zu wissen ist nicht leicht. Es reicht nicht aus, sich nur an anderen Freelancern zu orientieren. Die Honorar-Bandbreite ist groß: von Dumpingpreisen um die 10 Euro pro Stunde bis zu Tagessätzen von über 2.000 Euro ist theoretisch alles möglich. Um die goldene Mitte für den eigenen Fall zu finden, muss man als Freelancer mindestens folgende Fragen beantworten können:

• Was brauche ich zum Leben?

• Welche Kosten habe ich?

• Welches Kundensegment kann ich wirklich bedienen? (Kommen zum Beispiel höher bezahlte Aufträge im Corporate-Segment für mich überhaupt infrage? Habe ich die Kenntnisse und Referenzen, die dort benötigt werden? Will ich das überhaupt?)

• Welchen Lebensstil möchte ich führen?

• Wie viele Stunden kann ich Kunden tatsächlich in Rechnung stellen? (Meistens viel weniger, als man vermutet.)

• Wieviel muss oder möchte ich zurücklegen? (Für den Urlaub, den Krankheitsfall, die Altersvorsorge etc.)

• Wie viel Steuern werde ich in etwa zahlen müssen?

Und eine realistische Planung ist ganz wichtig. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass man sich und seine Kunden nicht enttäuscht. Enttäuschte Kunden kommen selten wieder. Wichtiger noch: Enttäuschte Kunden sind ausgesprochen schlechte Werbung. Als Freelancer sind Sie jedoch auf Empfehlungen von Kunden angewiesen – etwas Besseres gibt es nicht. Also müssen Sie zweierlei finden: den Stundensatz, der Sie ordentlich arbeiten lässt, und die Kunden, die bereit sind, diesen Stundensatz zu bezahlen.

Egal wie schwierig die Zusammenarbeit war, versuchen Sie, einen guten Abschluss zu finden. Es lief sehr holprig? Aller Wahrscheinlichkeit nach war Ihr Auftraggeber nur überfordert und aus diesem Grund "nervig" oder hat ungenaue Anforderungen von sich gegeben. Und dann seinen Ärger über entstehende Verzögerungen an Ihnen ausgelassen. Egal. Sprechen Sie nie schlecht über den Kunden, möglichst auch nicht mit Kollegen und ganz sicher nicht mit anderen Kunden. Stellen Sie einfach die Rechnung und bedanken Sie sich freundlich für den Auftrag und die produktive Zusammenarbeit.

Freelancer zu sein hat viele Vorteile. Es verspricht interessante Arbeit und finanzielle Unabhängigkeit. Es erfordert aber Zeit, Arbeit, Grips und Selbstdisziplin, um als Freelancer erfolgreich zu sein, um gute Auftraggeber zu finden und zu halten. Deshalb lohnt es sich, in Kundenbeziehungen zu investieren und sie nicht leichtfertig durch Nachlässigkeit, Unpünktlichkeit und fehlende Verbindlichkeit zu beschädigen.

Nicht falsch verstehen: Als Freelancer und Auftragnehmer müssen Sie kein prinzipienloser Opportunist werden, der jedem Auftraggeber Honig ums Maul schmiert. Aber Ihnen muss klar sein, dass Sie vom Goodwill anderer abhängig sind. In den meisten Fällen wollen und müssen Sie sich einen festen Kundenstamm erarbeiten, der die langfristige finanzielle Basis für Ihre Existenz darstellt. Das geht viel einfacher, wenn Sie Ihr Gegenüber weder als Feind noch als nützlichen Idioten ansehen. Er sollte ein Gesprächspartner sein, mit dem Sie gern arbeiten, dem Sie mit Respekt begegnen und dessen Meinung Sie schätzen (auch wenn Sie sie nicht immer teilen).