Effektive Meetings und Besprechungen organisieren

Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen nerven: Klagen über endlose und unproduktive geschäftliche Treffen sind weit verbreitet. Dabei lassen sich Nutzen und Ergiebigkeit von Zusammenkünften mit bewährten, aber leider viel zu wenig beachteten Maßnahmen leicht erhöhen. Mit unseren "Checklisten für bessere Besprechungen" sagen wir der Vergesslichkeit den Kampf an.

Fruchtlose, zeitraubende Besprechungen sind nicht nur für jeden einzelnen Teilnehmer ärgerlich. So richtig deutlich wird die Verschwendung erst beim Blick aufs Ganze: Wenn eine Gruppe von acht Menschen auch nur eine Stunde lang zusammensitzt, geht unterm Strich ein kompletter Arbeitstag verloren. Eine fünfstündige Sitzung entspricht bereits dem einwöchigen Komplettausfall eines Mitarbeiters!

Eigentlich kennt man die Ursachen für unproduktive Meetings ja genau. Die wichtigsten Ressourcen-Killer sind:

• überflüssige (Routine-)Zusammenkünfte (die trotzdem stattfinden),

• die falsche Teilnehmer-Auswahl (zu viele, fehlende, oder überflüssige Teilnehmer),

• Unklarheit oder Uneinigkeit über den Zweck und die Zielsetzung des Treffens,

• fehlende Klarheit über die Inhalte,

• Überfrachtung der Tagesordnung,

• fehlende oder unrealistische Zeitplanung,

• Disziplinlosigkeiten (Verspätungen, Verlassen des Raumes, Privatunterhaltungen, Telefonate, Lektüre, Arbeit am Notebook etc.),

• fehlende oder nicht eingehaltene Kommunikations- und Höflichkeitsregeln,

• nicht erkannte bzw. nicht behobene Missachtung von Thema und Tagesordnung

• mangelhafte Vorbereitung der Teilnehmer, vor allem des Leiters / Moderators,

• überforderte oder fehlende Leiter oder Moderatoren

• passive Konsumentenhaltung der Teilnehmer

• fehlende Ergebnis- und Entscheidungsorientierung

• fehlende Ergebnisdokumentation (Visualisierung, Protokoll).

Fehler über Fehler also - und Grund genug, jedes einzelne Treffen - auch und gerade die regelmäßigen Zusammenkünfte (!) - durchdacht vorzubereiten und konzentriert durchzuführen.

Wenn Sie für die Veranstaltungsleitung zuständig sind, müssen Sie schon vor der Sitzung einige gründliche Fragen an sich selbst stellen.