System und Ordnung im eigenen Büro

Passiert es oft, dass Sie die Unterlagen eines Kunden suchen? Oder eine ganz bestimmte Rechnung für die Steuererklärung? Schluss damit - denn nach wie vor gilt eine ineffektive Büro-Organisation als Zeit- und Kostenfresser Nummer Eins.

Im Chaos verschwenden Selbstständige ca. 10-15% der Arbeitszeit mit "Suchen und Finden" - das sind 200-300 Arbeitsstunden pro Jahr. Zeit, in der das Geschäft quasi ruht. Zeit, die Geld kostet. Hinzu kommen Kosten für überflüssige Ordner, Ablagen und Raum.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ordnung und System in Ihr Büro-Chaos bringen. Sie werden sehen: Schon ein paar einfache und kleine Regeln erleichtern die effektive Organisation Ihres Büros ungemein. Sie sparen Zeit, Sie sparen Geld. Mal ganz abgesehen vom persönlichen Wohlbefinden, das sich einstellt, wenn die Papierberge erst mal korrekt abgeheftet und verstaut sind!

Mit zahlreichen Tricks und Checklisten helfen wir Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Büro-Organisation und verraten, wie Sie sich mit minimalem Aufwand ein funktionierendes Ablagesystem schaffen.

• Kostenanteile der Ablage

  • Was erschwert das Finden der passenden Ablage?

• Der Aktenspeck muss weg! Wie spare ich wirklich Platz?

  • Dokumentenmanagementsysteme

  • Gezieltes Ausmisten - Reduzierung des Aktenvolumens

  • Ablagetechnik: was - wie lange?

  • Aktualitätsstufen

  • Wertigkeitsstufen

  • Nach welchen Kriterien ablegen?

• Ordnungshelfer

  • Chaotische Zwischenablage, Posteingangskorb

  • Hängemappen (Achtung: Differenzieren und beschriften!)

  • Mappei-System

  • Register: Ordner im Ordner, Ordnung im Ordner

  • Deckblätter auf umfangreichen Akten dienen der Übersichtlichkeit:

  • Trapezförmige Trennstreifen

  • Arbeitsbremse raus: (Datei-)Ordner und Schränke aussortieren

  • Entnahme-, Fehl- oder Leitkarte

  • Visuelle Hilfen - Farbleitsystem

• Die Wiedervorlage organisieren

  • Einmal-Regel (gültig für Papier und digitale Informationen)

  • Pultordner (Register Tage 1 - 31 und Monate 1 - 12)

  • Aufgaben- und Terminliste über den PC

  • Hängemappen als rollierendes System zur Tageswiedervorlage

• Handhabung des Ablageplans auch als Informationsstrukturplan

  • Objektorientierter Ablageplan

  • Umsetzung am PC

  • Prozessorientierter Ablageplan
    Vorlage-Dokumente (Arbeitsablauf-Dokumente)
    Wissensdokumente

  • Festlegung der Aktenzeichen

• Interne Informationsweitergabe

  • Vergabe und Festlegen von Datei-Namen

  • Standards für die Teamarbeit - gemeinsame Regeln

  • Einigen auf Prinzipien des Informationsmanagements

  • Schlagwortverzeichnis zur Ergänzung des Aktenplans

  • Hyperlink setzen

  • E-Mails speichern

• Umsetzung

  • Evaluation der vorhandenen Struktur durch Suchprotokoll