Alles auf einmal? - Effektives Arbeiten unter Zeitdruck

Warum ist am Ende der Arbeitszeit noch so viel Projekt übrig? Warum ist manchmal kaum Arbeit da und dann stehen wieder drei Projekte gleichzeitig an? Warum kriege ich immer alles auf den letzten Drücker geliefert und soll trotzdem pünktlich abgeben?

Wer selbstständig ist, ist ständig selbst gefordert. Das bedeutet vor allem, seine Zeit zu verwalten. Lorenz Hölscher gibt Tipps, wie Sie das Chaos in den Griff kriegen.

In einer Welt voller Ungerechtigkeiten ist das einzig gerechte die Zeit. Sie vergeht für alle gleich schnell und niemand kann sich mit Geld mehr davon kaufen. Trotzdem gibt es natürlich die gefühlte Zeit, die mal schneller oder langsamer verläuft.

Der angebliche Zeitdruck, der bei Projekten Panik auslöst, ist in Wirklichkeit ein Termindruck. Sie wollen eigentlich mehr Arbeit in die gleiche Zeit hineinquetschen? Selbst das ist falsch! In Wirklichkeit wollen Sie "nur" ausreichenden Erfolg bis zum vorgegebenen Termin haben. Erst wenn das klar ist, können Sie versuchen, diesen Knoten zu lösen.

Die erste Bedingung heißt also nicht "mehr arbeiten", sondern "erfolgreicher arbeiten". Klar, das ist leichter gesagt als getan, aber dazu kommen wir noch.

Damit bleibt der zweite Übeltäter übrig: der Termin. Wenn der nicht wäre, hätten Sie ja auch kein Problem. Wie ist er denn eigentlich dorthin gekommen? Hat er sich frech dahin gesetzt oder haben Sie ihm das erlaubt?

Im Ernst, die meisten Termine sind mit Ihrer Zustimmung oder wenigstens mit Ihrem Wissen vereinbart worden. Nehmen Sie einen Auftrag an, so hat der einen Abgabetermin. Kaufen Sie ein Produkt, können Sie typischerweise von einer 14-tägigen Zahlungsfrist ausgehen. Machen Sie sich selbstständig, sind monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuer-Vorauszahlungen anzumelden.

Sie werden es nicht gerne hören, aber der Termin ist gar nicht schuld, dass Sie Stress haben. Er ist einfach da und wartet. Nur verschieben lässt er sich nicht einfach so.

Das soll natürlich nicht heißen, dass Ihr Problem nun wegdiskutiert wäre, schließlich haben Sie nach wie vor Stress. Aber die beliebtesten Lösungen sind falsch; es hilft nichts, auf die Arbeit oder den Termin zu schimpfen. Es gibt jedoch verschiedene Techniken, mit denen Sie Ihr Projekt doch noch zum Erfolg führen können.

Sie können beispielsweise alle anstehenden Arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip unterteilen in wichtige/nicht wichtige sowie dringende/nicht dringende, wie es die folgende Tabelle zeigt:

Das Eisenhower-Prinzip verdeutlicht, was wirklich wichtig ist.

Dabei werden Sie feststellen, dass der Termindruck oft dadurch entsteht, dass dringende und weniger dringende Arbeiten zusammen erledigt werden und sich gegenseitig stören.

Eine zweite Technik besteht darin, sich selbst zusätzliche Termine zu setzen.

Zusätzliche Termine gegen Termindruck? Genau! Fast jedes Projekt hat Teilarbeiten, die rechtzeitig erledigt werden müssen, bei größeren Projekten heißen diese Zwischentermine Meilensteine.

Ist dann so ein Meilenstein erledigt, hat man ein gutes Gefühl, weil abzusehen ist, dass auch der Endtermin eingehalten werden kann. Das nimmt gefühlsmäßig deutlich Druck aus der Terminnot. Das ist das Konzept der kleinen Schritte.

Stöhnen Sie nicht über den großen Berg, den es zu besteigen gilt, sondern setzen Sie einfach beharrlich einen Schritt vor den anderen, bis Sie oben angelangt sind.

Dazu passt das von Lothar Seiwert entwickelte ALPEN-Konzept, mit dem Sie effektiv Ihren Arbeitstag organisieren können:

• Aufgaben und Aktivitäten für den Tag notieren und zügig erledigen.

• Länge der Aktivitäten schätzen und auch möglichst exakt einhalten.

• Puffer berücksichtigen, denn höchstens 60 Prozent Ihrer Zeit arbeiten Sie so effektiv, wie Sie glauben.

• Entscheidungen treffen, welche Arbeiten erledigt werden müssen und welche Sie notfalls auf den nächsten Tag verschieben können.

• Nachkontrolle, ob Ihre Tagesziele erreicht wurden, und eventuell verbesserte Organisation für den nächsten Tag

Unabhängig davon, wie gut Sie die Teilprojekte Ihres Auftrags nun organisiert haben, gibt es immer noch kleine Störungen:

• Sie haben keine Lust, sind übermüdet oder abgelenkt von anderen Themen.

• Ihr Arbeitsplatz ist nicht aufgeräumt und Sie finden nichts wieder, Sie kommen mit dem Computerprogramm nicht klar oder die benötigten Unterlagen sind noch unvollständig.

• Sie werden von Telefonaten, E-Mails oder Kollegen gestört, die "nur mal kurz hereinschauen" wollen.

• Der Bildschirm blendet, der Toner im Drucker ist alle oder die Bahnfahrkarten müssen noch gekauft werden.

Alle diese Probleme gehören im Grunde nicht in den engeren Bereich Ihrer Arbeit, vernichten aber außer einer Menge Zeit (die oben schon erwähnten 40 Prozent unproduktiver Tätigkeit) vor allem aber Ihre Energie. Sie lenken ab und nehmen Ihnen den Schwung für die wirkliche Arbeit. Am besten konzentrieren Sie die Behebung dieser Störungen auf eng eingegrenzte Zeitfenster. Dafür bietet sich die Zeit kurz vor Feierabend an, wenn ohnehin "die Luft raus ist", denn viele davon sind wenig kreative Tätigkeiten.

In Stressphasen neigt man dazu, einen Tunnelblick zu entwickeln. In prähistorischen Zeiten, mit einem verletzten und entsprechend schlecht gelaunten Wollnashorn im Nacken, half das, um schnell hinter ein paar Felsbrocken Schutz zu finden. Heutzutage ist ein längerer Adrenalinausstoß aber bestenfalls für Magengeschwüre und Herzinfarkt gut.

Natürlich gibt es immer wieder Leute, die behaupten, Sie könnten nur mit Stress wirklich kreativ sein. Mal abgesehen davon, dass es dabei ja gar keinen ernsthaften Vergleich gibt, ist das eher eine Ausrede für schlechtes Zeitmanagement. Wer vorher nichts tut, leistet nachher unter Druck zwangsläufig mehr. Aber leistet er sein Optimum?

Die eigentliche Gefahr bei einer solchen Last-Minute-Arbeitsweise besteht in der dauernden Überforderung des eigenen Körpers und Geistes. Hektische Bewegungen, eine Zigarette an der nächsten anzuzünden und noch mehr Kaffee zu trinken, das sind typische Anzeichen dafür.

Anstatt also mit zunehmender Nähe zum Abgabetermin immer mehr zu arbeiten, sollten Sie sich gerade dann mehr Zeit auch für Ihre eigene Erholung nehmen. Die Vorschläge dürften Ihnen bekannt vorkommen:

• mehr schlafen,

• mehr Bewegung und

• gesund essen.

Das ist ja nicht deswegen falsch, weil es tausendfach wiederholt wird. Aber gerade jetzt haben Sie es am nötigsten. Das kann Ihnen zu diesem Zeitpunkt nur leider keiner mehr sagen, weil alle übrigen Themen nicht nur ausgeblendet, sondern auch abgeblockt werden.

Damit ist auch klar, wie negativ sich das auf Ihr Privatleben auswirkt. Ich will jetzt keineswegs so tun, als ob sich solchen Stressphasen immer ausweichen ließe, aber es sollte wenigstens klar sein, welche Konsequenzen das hat.

Da hilft es auf jeden Fall, wenigstens darüber zu sprechen. Ihre Umgebung kann nicht unbedingt ahnen, warum Sie so muffelig sind und alle Verabredungen kurzfristig wieder absagen. Sagen Sie einfach vorher Bescheid, dass Sie am nächsten Wochenende durcharbeiten müssen, damit Montag das Projekt fertig ist.

Dauerhafter Termindruck muss nicht sein, einige einfache Techniken verbessern Ihr Zeitmanagement enorm. Wenn Sie beim nächsten Projekt Ihre Arbeitseinteilung anders organisieren, kann der Auftrag auch wieder so richtig Spaß machen.