Access 2010: Datenmakros (Trigger)

Mit Access 2010 wurden endlich die aus großen SQL-Datenbanken bekannten Trigger eingeführt, die hier die Bezeichnung "Datenmakros" haben. Access-Experte Lorenz Hölscher zeigt, wie Sie sich damit beispielsweise automatisch per E-Mail benachrichtigen lassen können, sobald neue Datensätze in einer Tabelle eingetragen werden.

Der Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist eine ziemlich beliebige Tabelle namens tblTest mit dem AutoWert-Feld tstID und dem Textfeld tstBeispiel. Es funktioniert mit jeder Tabelle in Access 2010. Wählen Sie wie in der folgenden Abbildung im Tabellenentwurf den Befehl Tabellentools/Entwurf/Datenmakros erstellen/Nach Einfügung.

Wählen Sie hier ein Nach-Einfügung-Datenmakro!

Danach öffnet sich die (im Vergleich zu früheren Versionen optisch veränderte) Entwurfsansicht für Makros. Wählen Sie dort in der Liste aller Makros wie in der folgenden Abbildung SendenEMail aus.

Wählen Sie in der Liste SendenEMail aus.

Dann werden im hellblauen Bereich alle Argumente dieses Makrobefehls angezeigt, welche Sie vor allem mit Ihrer Empfänger-Adresse, dem Betreff und einem Nachrichtentext ausfüllen.

Geben Sie Empfänger-Adresse, Betreff und Nachrichtentext ein!

Damit sind Sie schon fertig und Sie können zuerst das Datenmakro speichern und anschließend den Tabellenentwurf (obwohl das Datenmakro ohnehin Teil des Tabellenentwurfs ist).

Wechseln Sie nun in die Datenblattansicht der Tabelle und geben einen neuen Datensatz ein.

Ein neuer Datensatz wird eingefügt.

Sobald Sie den Datensatz verlassen und er dadurch gespeichert wird, löst das Datenmakro die Benachrichtigung aus. In diesem Fall wird Outlook als E-Mail-Programm gestartet und eine neue E-Mail mit dem gewünschten Text erzeugt.

Outlook schickt die E-Mail nicht sofort los, sondern legt sie zuerst in den Postausgang-Ordner, so dass Sie bei Bedarf noch Änderungen daran vornehmen können. Vor allem wird die Benachrichtigung nicht heimlich am Benutzer vorbei geschickt.

Die E-Mail ist bereit zum Absenden.

Mit der nächsten Synchronisation wird die E-Mail an den vorbereiteten Empfänger verschickt. Dieser erhält nun eine Benachrichtigung wie in der folgenden Abbildung:

Der Empfänger ist per E-Mail benachrichtigt worden.

Diese Datenmakros werden nicht nur beim manuellen Neu-Anlegen eines Datensatzes ausgelöst, sondern auch bei einem VBA-Zugriff. Anders als bei der Formular-Programmierung können Sie daher sicher sein, dass Sie wirklich immer informiert werden.

Endlich kennt Access mit den Datenmakros/Triggern eine zuverlässige Methode, um Datenänderungen nachverfolgen zu können. Das hier gezeigte Nach Einfügung-Datenmakro bietet ein gutes Beispiel, wie diese neue Technik eingesetzt werden kann.