Steuerprüfung im Home Office - ein Erfahrungsbericht

Wie ist das, wenn sich der Betriebsprüfer vom Finanzamt anmeldet und man nach 20 Jahren Selbstständigkeit die erste richtige Betriebsprüfung in den eigenen vier (Büro-)Wänden erlebt? Robert Chromow liefert einen Erfahrungsbericht.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht: Wenn ein Streifenwagen neben mir an der Ampel hält, suche ich unwillkürlich nach Hinweisen auf mögliche Verkehrsvergehen. Mein schlechtes Gewissen meldet sich automatisch – ganz gleich, wie brav und vorschriftsmäßig ich zuvor gefahren bin oder wie lange mein Auto TÜV hat. Habe ich eine Geschwindigkeitsbegrenzung übersehen? War die Ampel vorhin womöglich doch dunkler als gelb?

Ganz ähnlich meine Gefühle, als ich Mitte Juni 2015 die erste „Prüfungsanordnung aufgrund § 193 Abs. 1 Abgabenordnung“ in Händen hielt. Nach zwanzig Jahren würde bei mir also die erste „allgemeine Außenprüfung (Betriebsprüfung)“ stattfinden. Gegenstand der Prüfung: Einkommen- und Umsatzsteuererklärungen der Jahre 2011 bis 2013.

Im Schnitt steht das Finanzamt bei sogenannten Kleinbetrieben mit mehr als 170.000 Euro Umsatz und/oder 36.000 Euro Gewinn nur alle 30 Jahre auf der Matte, bei Kleinstbetrieben unterhalb dieser Gewinn- und Umsatzgrenzen sogar nur alle 100 Jahre! Wieso also hat mich das Finanzamt schon nach 20 Jahren am Wickel? Abgesehen von undramatischen Umsatz- und Gewinnschwankungen hatte es in den Jahren 2011 bis 2013 bei mir nichts Ungewöhnliches gegeben. Ungereimtheiten schon gar nicht. Informationen war ich dem Fiskus auch nicht schuldig geblieben. Denkbar waren allenfalls noch Kontrollmitteilungen, die anlässlich der Steuerprüfung eines meiner Kunden beim Finanzamt eingegangen sind. Wahrscheinlich aber war’s reiner Zufall.

Als Zeitraum wurde mir im Anschreiben das „III. Quartal 2015“ in Aussicht gestellt. Da ich die Prozedur möglichst schnell hinter mich bringen wollte, rief ich gleich beim Finanzamt an, um einen zeitnahen Termin zu vereinbaren. Ich bekam ohne große Umstände die Handynummer des „mit der Durchführung betrauten“ Außenprüfers. Wegen der bevorstehenden Urlaubszeit ließ sich aber kein Termin vor der zweiten Septemberwoche finden, der beiden gepasst hätte.

Zwei Monate also bis zur Steuerprüfung. Das klang wie schmerzhaftes Warten auf den Zahnarzttermin, war aber nicht zu ändern.

Es gab ja auch einiges zu tun. Bereithalten sollte ich insbesondere die folgenden Unterlagen:

• Belege,

• Kontoauszüge,

• Anlagenverzeichnis sowie

• steuerlich bedeutsame Verträge, insbesondere solche über „Dauerschuldverhältnisse“.

So weit, so erwartbar. Was mich hingegen wunderte: Der Prüfer ging offenbar davon aus, dass die Durchsicht meiner Kontoauszüge, Belege sowie die Untersuchung der „tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse“ eine ganz Woche dauern würde!

Fünf ganze Prüftage für drei Steuerjahre mit insgesamt weniger als tausend Buchungen!? Für drei Einnahmenüberschussrechnungen eines Freiberuflers – also ohne doppelte kaufmännische Buchführung, Jahresabgrenzungen, Bewertungsprobleme und Bilanzen: Das klang geradezu bedrohlich nach investigativer Höchstanstrengung.

Immerhin hatte ich ja reichlich Zeit, mich auf die Prüfung vorzubereiten. Und bei Bedarf hätte ich den Vorlauf auch problemlos verlängern können.

Beim Ort der Prüfung zeigte sich der Finanzbeamte unerwartet flexibel. Zur Wahl standen:

• mein Büro,

• die Praxisräume eines Steuerberaters (den ich nicht habe) und

• der eigene Arbeitsplatz des Prüfers im Finanzamt.

Dass ein Steuerprüfer nicht nur Unterlagen sehen möchte, sondern sich auch einen Eindruck von der Betriebsstätte machen wollte, leuchtete mir ein. Also einigten wir uns darauf, die Prüfung in meinem Büro stattfinden zu lassen.

Mit der Wahl eines anderen Prüfungsortes hätte ich mich aber auch nicht verdächtig gemacht: Wäre zur Klärung bestimmter Sachverhalte ein Ortstermin erforderlich gewesen, hätte der ja jederzeit angeordnet werden können.

Glücklicherweise sind meine betrieblichen Steuerangelegenheiten denkbar übersichtlich und einfach:

• Für Geschäftskunden erbringe ich eine überschaubare Zahl von Dienstleistungen.

• Ich habe keine Bargeldeinnahmen und nur ganz wenige Bargeldausgaben,

• komme als freiberuflicher Journalist und Texter ohne großes Betriebsvermögen aus,

• besitze keinen Firmenwagen,

• bin selten auf Geschäftsreise,

• bewirte so gut wie nie Geschäftsfreude,

• habe überhaupt vergleichsweise wenige Betriebsausgaben und

• beschäftige als Solo-Selbstständiger keine Mitarbeiter.

Mit anderen Worten: Viele der Geschäftsvorfälle, die besonders oft zu Ärger zwischen Selbstständigen und Finanzämtern führen, spielen bei mir gar keine Rolle.

Andererseits könnte natürlich gerade das scheinbare Saubermann-Image die Gefahr in sich bergen, dass der Prüfer ganz genau hinschaut: Womöglich muss er ja auch einfach irgendetwas finden oder bemängeln!? Sei es, weil seine Berufsehre, sein Prüferehrgeiz angestachelt ist? Oder weil er amtliche Vorgaben oder Jahresziele über Steuernachzahlungen erfüllen muss?

So viel gleich vorweg: Er musste nicht. Zwar bringen Steuerprüfer dem Staat viel Geld (zuletzt rund 1,5 Millionen Euro pro Prüfer und Jahr). Sie müssen aber nicht bei jeder einzelnen Prüfung auf Biegen und Brechen etwas beanstanden, bloß um im Auftrag des Fiskus Kasse zu machen!

Erfreulich unspektakulär: Am Montagmorgen um 9:15 Uhr stand der Prüfer mit zwei Aktenkoffern, diversen Aktenordnern und einem Notebook vor der Tür. Er bot mir an, seinen Dienstausweis zu zeigen. Aus reiner Neugier nahm ich das Angebot an. Was nach Aussage des Prüfers übrigens selten vorkommt: Die meisten Steuerpflichtigen glauben einem Abgesandten vom Finanzamt offenbar aufs Wort.

Bei einer Tasse Kaffee erläuterte er mir anschließend Anlass und Umfang der Prüfung. Besonders großen Wert legte er darauf, meine Privatsphäre nicht zu verletzen. Schließlich seien in meinem Fall die betriebliche und private Sphäre eng miteinander verbunden. Falls er störe, sei er jederzeit gern bereit, die Prüfung an einem anderen Ort fortzusetzen.

Nach einer weiteren gut halbstündigen Plauderei über die Art meiner Dienstleistungen und meine Auftraggeber machte ich mit dem Prüfer einen kleinen Rundgang durchs Haus zum Büro im ersten Stock. Dessen Lage versuchte er dabei gleich in einem uralten Grundriss unseres Einfamilienhauses wiederzufinden. Den hatte er sich zuvor aus der Grundsteuer-Abteilung des Finanzamts besorgt.

Nachdem wir uns gemeinsam davon überzeugt hatten, dass meine Angaben sowohl aktueller als der alte Plan als auch zutreffend waren, zeigte ich ihm die gewünschten Unterlagen der drei Steuerjahre. Außerdem gab ich ihm die dazugehörigen elektronischen Daten meiner Rechnungs- und Buchführungssoftware, die ich zuvor auf einen USB-Stick gespeichert hatte. Über eine spezielle Schnittstelle kann das Programm alle steuerlich bedeutsamen Daten in einem Format exportieren, das die amtliche IDEA-GDPdU-Prüfsoftware versteht.

Besser gesagt: Verstehen soll. Denn die Übernahme meiner Daten auf den vom Prüfer mitgebrachten IDEA-Laptop gelang nicht. Das lastete der Finanzbeamte aber zum Glück nicht mir an. Mit komplizierten Versuchen, andere Ex- und Importformate auszuprobieren, hielt er sich auch nicht lange auf: Er war völlig einverstanden, dass ich ihm alle wichtigen Listen in gedruckter Form zur Verfügung stelle. Selbst in verkleinerter Form bedeutete das zwar den Ausdruck von über 100 Seiten – aber es gibt Schlimmeres.

Die eigentlichen Prüfungen fanden dann in meinem Büro statt: Für die Dauer der Prüfung hatte ich ihm der Einfachheit halber meinen eigenen Schreibtisch überlassen und mich selbst in einen Nebenraum ausgelagert. Für Verpflegung hatte der Prüfer selbst gesorgt – mein Kaffee-Angebot nahm er zwischendurch aber gern an.

Ansonsten verschaffte er sich zunächst einen Überblick und arbeitete dann zwei, drei Stunden lang ungestört. Währenddessen sammelte er einige Fragen zu bestimmten Geschäftsvorgängen und einzelnen Belegen. Nachdem ich die offenbar zu seiner Zufriedenheit beantworten konnte, eröffnete er mir gegen Mittag, dass die Prüfung voraussichtlich schon am selben Tag beendet werden könnte.

So war’s dann auch: Bis zum späten Nachmittag hatte er die innere Logik und Ordnungsmäßigkeit meiner Unterlagen untersucht, ausgewählte Belege durchgesehen und auf Plausibilität geprüft. Erfreuliches Ergebnis: keine Beanstandungen.

Bloß beim Thema Arbeitszimmer und Raumkosten wollte er es zum guten Schluss noch einmal ganz genau wissen: Mit dem Zollstock in der Hand ermittelten wir gemeinsam die Grundfläche meines Büros (und in einem Aufwasch gleich noch das häusliche Arbeitszimmer meiner Frau). Mit dem Ergebnis können wir gut leben: Die tatsächlichen Anteile an der Gesamtfläche des Hauses sind sogar noch ein paar Prozentpunkte höher als von mir veranschlagt: In Zukunft darf ich also sogar geringfügig höhere Raumkosten ansetzen als zuvor!

Das Gesamtergebnis meiner ersten Außenprüfung erhielt ich schließlich einige Tage später per Post: keine Beanstandungen, keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen, keine neuen Steuerbescheide, keine Nachzahlungen. Und den neuen Aufteilungsschlüssel für die häuslichen Arbeitszimmer bekam ich obendrein schwarz auf weiß. Übrigens alles in doppelter Ausfertigung: je eine Kopie war für den Steuerberater gedacht, den ich nicht habe.

Da mein Steuerfall ziemlich einfach gelagert ist und ich mich als Autor ohnehin regelmäßig mit Steuerthemen beschäftige, verzichte ich auf professionellen Beistand. Empfehlen möchte ich das aber nicht: Die Gewinnermittlung und die Umsatzsteuerpflichten vieler Freiberufler und Kleingewerbetreibender sind zwar keine Geheimwissenschaft. Für die meisten Selbstständigen lohnt es sich aber einfach nicht, in allen wichtigen Steuerfragen auf dem Laufenden zu bleiben.

Spätestens wenn die betrieblichen oder privaten Verhältnisse komplizierter werden, ist externer Expertenrat fast immer sinnvoll. Nicht nur, weil ein guter Steuerberater sein Honorar in Form von Steuerersparnissen allemal wieder hereinholt: Die Rückendeckung eines erfahrenen Profis ist einfach ausgesprochen beruhigend – ganz gleich, ob gerade eine Steuerprüfung bevorsteht oder nicht.

Es hat gar nicht wehgetan. Meine ordentlichen, aber keineswegs pingeligen Belegsammlungen und Aufzeichnungen haben dem Prüfer vollkommen gereicht. Keine einzige Betriebsausgabe wurde moniert! Selbst die nicht, die ausnahmsweise nur per Eigenbeleg nachgewiesen wurden. Mit der Aufteilung privater und geschäftlicher Anteile – etwa bei den Telefonkosten – war der Prüfer ebenfalls einverstanden. Und die Aufzeichnungen des Betriebsvermögens (hauptsächlich Büromöbel und zahlreiche Computer plus Zubehör) gaben auch keinen Anlass zur Klage.

Mein subjektiver Eindruck: Für den Prüfer war die Gesamtschau entscheidend. Weil die in meinem einfach gelagerten Einzelfall insgesamt offenbar plausibel und glaubwürdig war, gab es für ihn keinen Anlass für kleinliche Mäkeleien. Alles in allem also sehr erfreulich – trotzdem hätte ich nichts dagegen, wenn die nächste Steuerprüfung erst wieder in 20 oder 30 Jahren stattfinden würde.