Wie viel Buchführung muss sein? Ein Überblick für Selbstständige

(März 2016) Durch die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) können sich zusätzliche Anforderungen an die Belegablage und Aufzeichnungen von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden ergeben:

• Im Kern regeln die GoBD den Umgang mit elektronischen Belegen, Aufzeichnungen und Unterlagen. Wer in seinem Betrieb komplett auf Software-Einsatz verzichtet, keine Bargeld-Kasse führt und sämtliche Steuerpflichten dem Steuerberater überlässt, hat von den GoBD-Vorschriften wenig zu befürchten.

• Wenn Sie Ihre Belegablage und Aufzeichnungen jedoch freiwillig mithilfe von Computerprogrammen und anderen elektronischen Hilfsmitteln erledigen, müssen die elektronischen Werkzeuge den GoBD-Vorschriften entsprechen. Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder Freeware-Buchführungsprogramme erfüllen die Kriterien in der Regel nicht. Sofern Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie sich möglichst bald nach einer GoBD-kompatiblen Software umschauen.

• Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen grundsätzlich keine „Bücher führen“: Welche GoBD-Bestimmungen letztlich auch für „Nichtbuchführungspflichtige“ gelten werden, ist noch nicht abschließend geklärt. Denn bei den Vorschriften handelt es sich zunächst einmal „nur“ um Verwaltungsanweisungen der Finanzbehörden ohne Gesetzeskraft. Die genauen Folgen der GoBD für nicht-buchführungspflichtige „Einnahmenüberschussrechner“ werden sich daher erst zeigen, wenn erste Betriebsprüfungen des Jahres 2015 abgeschlossen und von Finanzgerichten überprüft worden sind.

Ausführlichere Informationen zum Thema „GoBD und die Folgen“ finden Sie im Beitrag-Update, das wir in den nächsten Wochen veröffentlichen.

Die Pflicht zur Buchführung gehört zu den ungeliebtesten Aufgaben von Selbstständigen. Dabei haben die Vorschriften zur Gewinnermittlung von Unternehmen verglichen mit dem Verfahren bei Angestellten durchaus ihre Vorzüge: Während die Einnahmen abhängig Beschäftigter vom Arbeitgeber automatisch an das Finanzamt gemeldet werden und Steuerminderungen ("Werbungskosten") nachträglich und vor allem nur bei Vorlage einzelner Belege möglich sind, vertraut der Fiskus bei Selbstständigen und Gewerbebetrieben normalerweise der eigenhändigen Gewinnermittlung. Nur in Zweifelsfällen oder im Rahmen von (seltenen) Betriebsprüfungen werden die Unterlagen vom Finanzamt genauer in Augenschein genommen.

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Solange

• Ihr Gewinn 50.000 Euro und
  

• Ihr Umsatz 500.000 Euro

nicht überschreitet, brauchen Sie dabei weder eine kaufmännische Buchführung mit Betriebsvermögensvergleich ("Inventur") noch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) noch Bilanzen zu erstellen. Es genügt eine "vereinfachte Buchführung", die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Freiberufler und ähnliche Selbstständige im Sinne des § 18 Einkommensteuergesetz ("Einkünfte aus selbstständiger Arbeit") dürfen die EÜR-Privilegien sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzgrenzen in Anspruch nehmen.

Steuerrechtlich geregelt ist die Vereinfachung der Buchführungspflicht in § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz. Die Umsatz- und Gewinnobergrenzen für diese Sonderregel finden sich in § 141 Abgabenordnung.

Die wichtigsten EÜR-Merkmale im Überblick:

• Die eigenen EÜR-Aufzeichnungen müssen keine bestimmte Form haben: Handgeschriebene Eintragungen in Kladden oder Computerlisten genügen. Computerprogramme müssen nicht gegen nachträgliche Änderungen gesichert sein.

• Die Bestände auf Bankkonten brauchen nicht mit den Belegen abgestimmt zu werden.

• Die Aufzeichnung von baren Zahlungsvorgängen in einem separaten Kassenbuch ist nicht vorgeschrieben.

• Da Sie keine Bilanz und somit auch keinen "Betriebsvermögensvergleich" machen müssen, entfällt am Jahresende die Inventur. Die mühsame Bewertung von Lagerbeständen beispielsweise können Sie sich sparen.

• Am Jahresende addieren Sie Ihre Einnahmen und ziehen davon die Summe Ihrer Ausgaben ab. Ist die Differenz positiv, haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet, anderenfalls einen Verlust.

• Als Einnahmen und Ausgaben eines bestimmten Wirtschaftsjahres werden nur Zahlungsvorgänge berücksichtigt, die tatsächlich in dem betreffenden Jahr geflossen sind. Komplizierte Abgrenzungs- und Bewertungsvorschriften des Bilanzrechts brauchen Sie nicht zu berücksichtigen.

• Bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 Euro bestimmen Sie die äußere Form der Gewinnermittlung selbst. Liegen Ihre Einkünfte darüber, muss der Gewinn (oder Verlust) mithilfe des offiziellen EÜR-Formulars ermittelt werden. Die einzelnen Elemente der amtlichen "Anlage EÜR" erläutert unser Grundlagenbeitrag "Keine Angst vorm EÜR-Formular".

• Das Gesamt-Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust) tragen Sie im Rahmen Ihrer privaten Steuererklärung zudem in die "Anlage G" (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb) bzw. die "Anlage S" (für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) ein.

• Die Anlagen "EÜR", "G" und/oder "S" reichen Sie zusammen mit allen anderen Steuerformularen im Zuge Ihrer Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ein. Stichtag: 31. Mai des Folgejahres.

• Eine Sonderstellung haben langlebige Wirtschaftsgüter (Ihr "Anlagevermögen"): Deren Anschaffungskosten (Wert über 410 Euro netto) dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe als Ausgabe verbuchen. Der Wert muss auf die "betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer" verteilt werden. Diesen Vorgang nennt man landläufig Abschreibung. Die offizielle Bezeichnung lautet "Absetzung für Abnutzung" (=AfA). Ausführliche Informationen zum Thema Abschreibungen bietet unser Grundlagenkurs "Was Selbstständige über GWG, AfA und Sonderabschreibung wissen sollten".

Wichtig: Das Überschreiten der genannten Obergrenzen von 50.000 Euro (Gewinn) oder 500.000 Euro (Umsatz) führt nicht zwangsläufig zum sofortigen Wechsel der Gewinnermittlungsart. Der Umstieg erfolgt frühestens im übernächsten Geschäftsjahr und auch nur, wenn das Finanzamt Sie ausdrücklich dazu auffordert. Diese Bestimmung finden Sie ebenfalls in § 141 Abs. 2 Abgabenordnung. Ein Beispiel für diese steuerliche Zeitlücke:

Anfang 2015 stellen Sie fest, dass Sie im Jahr 2014 erstmals mehr als 50.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben. Das Finanzamt erfährt frühestens Mitte bis Ende 2015 im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung für 2014 von diesem Sachverhalt und kann daher auch frühestens für 2016 die Einführung eines neuen Buchführungssystems verlangen.

Die Buchführung dient nicht nur der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Wenn Ihr Jahresumsatz im Vorjahr höher als 17.500 Euro war oder wenn Sie im laufenden Jahr voraussichtlich mehr als 50.000 Euro umsetzen werden, gehören Sie nicht mehr zu den Kleinunternehmern gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz.

Sie müssen dann auf alle Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) aufschlagen und die vereinnahmte Umsatzsteuer unaufgefordert ans Finanzamt abführen. Von Ihren Umsatzsteuereinnahmen dürfen Sie zuvor noch die von Ihnen Ihrerseits gezahlte Mehrwertsteuer (= "Vorsteuer") abziehen. In manchen Fällen ergibt sich auf diese Weise statt einer Zahllast sogar ein Vorsteuerüberhang und damit ein Erstattungsanspruch. Das ist übrigens einer der Gründe, warum manche Kleinunternehmer sich freiwillig für die Umsatzsteuerpflicht entscheiden.

Weniger erfreulich: Umsatzsteuerpflichtige Gründer müssen unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld in den beiden ersten Kalenderjahren ihrer Geschäftstätigkeit für jeden einzelnen Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Ab dem dritten Jahr können Sie bei einer Vorjahreszahllast von bis zu 7.500 Euro wieder zur quartalsweisen Zahlung übergehen. Falls Sie im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer an den Fiskus abgeführt haben, kommen Sie sogar ganz ohne Voranmeldungen aus: In dem Fall genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.