Buchhaltung und Steuern | Korrekte Rechnungen/Gutschriften/Belege

Muss man Ausgangs-Rechnungen unterschreiben?

"Muss oder darf eine Unterschrift auf die Rechnung" - diese Frage wird immer wieder gestellt. Wir erläutern die Rechtslage

Für Unklarheit sorgt unter Gründern und Jungunternehmern immer wieder die Frage, ob Ausgangsrechnungen unterschrieben werden müssen. Wir erläutern die Rechtslage - und zeigen, was wichtiger ist als das eigenhändige Autogramm des Ausstellers.

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Für Unklarheit sorgt unter Gründern und Jungunternehmern immer wieder die Frage, ob Ausgangsrechnungen unterschrieben werden müssen. Wir erläutern die Rechtslage - und zeigen, was viel sinnvoller ist als das eigenhändige Autogramm des Ausstellers.

Gleich vorweg: Sieht man einmal von seltenen Ausnahmen (wie Rechtsanwälten und Steuerberatern) ab, dann müssen Rechnungen nicht unterschrieben werden. Manche Skeptiker warnen sogar ausdrücklich davor, es der Vollständigkeit oder Höflichkeit halber doch zu tun. Immerhin ist nicht auszuschließen, dass zahlungsunwillige Schlitzohren auf die Idee kommen, einen "Betrag dankend erhalten"-Stempel über die Unterschrift zu setzen.

Andererseits: Wenn Sie als kundenorientierter Dienstleister Wert auf eine etwas persönlichere Note legen, können Sie Ihre Rechnungen durchaus in Form eines ganz normalen Geschäftsbriefs abfassen:

  • In der Betreffzeile notieren Sie die Rechnungsnummer.

  • Sprechen Sie Ihren Kunden wie üblich persönlich an.

  • Bedanken Sie sich kurz für den Auftrag.

  • Fügen Sie dann die Rechnungstabelle mit den Auftragsdetails ein.

  • Sofern Ihr Briefvordruck keine Kontoverbindung enthält, ergänzen Sie die ebenfalls.

  • Schließlich beenden Sie das Schreiben mit Grußformel und Unterschrift.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

rg-muster2012-png

Rechnung in Form eines Geschäftsbriefs

Wer lieber formelle, tabellarische Rechnungen verschickt, kann für die persönliche Note aber auch durch ein gesondertes Begleitschreiben sorgen.

Grundlagen und Spezialfragen

Wichtiger als die eigenhändige Unterschrift auf Rechnungen sind die wirklich unverzichtbaren Rechnungsbestandteile. Mit den Grundlagen des "Fakturierens" befassen sich unser Info-Paket "Korrekte, professionelle Rechnungen". Antworten auf Einzelfragen finden Sie auf folgenden Seiten bei akademie.de:

  • Welche gesetzlichen Rechnungs-Pflichtangaben gibt es? Wie eine formvollendete Rechnung aussieht, an der Ihr Kunde und / oder das Finanzamt nichts auszusetzen haben, erfahren Sie unter der Überschrift "Welche Rechnungsangaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung?"

  • Wie überprüfe ich Eingangsrechnungen? Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie nicht nur vollständige und korrekte Ausgangsrechnungen verschicken: Sie sind außerdem verpflichtet, all Ihre Eingangsrechnungen ganz genau zu prüfen. Mithilfe unserer praktischen Rechnungs-Checkliste ist das schnell erledigt.

  • Muss das Lieferdatum wirklich sein? Ob ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ein unverzichtbares Rechnungselement darstellt oder nicht, war lange umstritten. Umsatzsteuergesetz, Durchführungsverordnung und BMF-Schreiben ließen grundsätzlich beide Interpretationen zu. Welche sich inzwischen durchgesetzt hat, lesen Sie in unserem Lieferdatum-Special.

  • Muss ich ein Zahlungsziel angeben? Seit der Reform des Schuldrechts ist die Angabe eines genauen Zahlungstermins oft entbehrlich. Der Beitrag "Die Mahnung - das unbekannte Wesen" zeigt, worauf Sie achten sollten, um möglichst schnell an Ihr Geld zu kommen.

  • Was muss ich bei elektronischen Rechnungen beachten? Die obligatorische Signaturpflicht von elektronischen Rechnungen an Geschäftskunden ist zum Glück abgeschafft worden. Informationen über die geänderte Rechtslage finden Sie im Beitrag "Elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur gültig".

Einzelheiten und Ausnahmebestimmungen zum Thema Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht können Sie darüber hinaus unserem Grundlagenkurs "Business Basics Umsatzsteuer" entnehmen.