Ist eine Rechnung ohne Leistungsdatum bzw. Lieferdatum gültig?

Ob ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ein unverzichtbares Rechnungselement darstellt oder nicht, war lange umstritten. Umsatzsteuergesetz, Durchführungsverordnung und BMF-Schreiben ließen grundsätzlich beide Interpretationen zu. Eine wenig beachtete Gesetzesänderung sorgt nun für Klarheit.

Auf jeder Rechnung muss ein Rechnungsdatum stehen, klar. Zusätzlich anzugeben ist außerdem ein Lieferdatum: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz verlangt die Angabe des "... den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 [Vorkasse, Abschlagszahlungen, RC] den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.".

Obwohl der Gesetzestext in den letzten Jahren mehrfach geändert und konkretisiert wurde, beantwortet er wie üblich längst nicht alle Fragen aus der geschäftlichen Alltag.

Ungeachtet aller Klarstellungen blieben zwei besonders häufige Praxisfragen offen:

• Genügt ein Pauschalhinweis wie zum Beispiel "Das Lieferdatum stimmt mit dem Rechnungsdatum überein"?

• Kann die Angabe des Lieferdatums auf der Rechnung durch Verweis auf einen Lieferschein oder ein vergleichbares Dokument ersetzt werden? Wenn ja: Wie müssen der Verweis und der Lieferschein selbst aussehen?

Ein Blick in die Textziffer 14.5 ("Pflichtangaben in der Rechnung") des aktuellen Umsatzsteuer-Anwendungserlasses liefert die Antworten.

Der Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz sorgt für mehr Durchblick.

Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss demnach auf jeden Fall auch dann aus der Rechnung hervorgehen, wenn Rechnungsdatum und Lieferdatum übereinstimmen. Diese Pflicht besteht sogar bei Barzahlung. Es gilt aber:

• Ein Pauschalhinweis wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig.

• Auch der Verweis auf einen Lieferschein ist grundsätzlich erlaubt. Der betreffende Lieferschein muss in der Rechnung aber genau bezeichnet sein (z. B. durch Angabe der Lieferscheinnummer). Außerdem genügt es nicht, wenn auf dem Lieferschein nur das Lieferscheindatum auftaucht: Der Fiskus verlangt vielmehr die ausdrückliche Angabe eines "Leistungsdatums" auf dem Lieferschein. Immerhin: Fehlt das Datum der Lieferung oder Leistung auf dem Lieferschein, genügt auf der Rechnung stattdessen ein Hinweis auf das Lieferscheindatum (z. B. "Das Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum").

Darüber hinaus findet sich im Anwendungserlass der hilfreiche Hinweis auf § 31 Abs. 4 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, demzufolge der Fiskus beim "Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung" mit einer monatsgenauen Angabe zufrieden ist. Den Tag müssen Sie nicht angeben. Die Angabe: "Lieferung / Leistung im April 2012" genügt demnach vollauf. Das gilt selbstverständlich auch für Eingangsrechnungen.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie auf Ihren Ausgangsrechnungen zusätzlich zum Rechnungsdatum unbedingt ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ausdrucken. Falls Ihr Auftragsverwaltungsprogramm das immer noch nicht beherrscht, verlangen Sie vom Hersteller Nachbesserung. In der Übergangszeit tragen Sie die Liefertermine in die einzelnen Positionstexte ein oder nehmen einen Pauschalhinweis auf die Übereinstimmung von Rechnungs- und Lieferdatum in den Rechnungstext auf ("Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum").

Sollte die Angabe des Lieferdatums (oder der Verweis auf einen Lieferschein mit monatsgenauem Lieferdatum) auf Ihren Eingangsrechnungen fehlen, bitten Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister am besten um eine Klarstellung oder gleich eine komplette Neuausfertigung.