Kostenplanung für Projekte: Tipps, Beispiele und ein Excel-Tool

Für die Kostenplanung werden nun alle Leistungen, die in dem Projekt anfallen werden, mit den entsprechenden Beträgen festgehalten. In Bereichen, in denen die Kosten im Vorfeld nicht exakt ermittelt werden können, weil beispielsweise die Anzahl der Reisetage noch nicht feststeht, müssen Schätzungen angesetzt werden.

Schätzungen sind immer grob, das ist nicht zu vermeiden. Die Qualität der Schätzung hängt davon ab, wie gut die Daten sind, die zu Hilfe genommen werden; darauf wird in den einzelnen Punkten noch genauer eingegangen. Grundsätzlich gilt für Schätzungen: Für bestimmte Kategorien, wie Sachmittel, externe Leistungen, Schulungen etc. steht normalerweise der Aufwand anhand von Angeboten bzw. Verträgen fest. Liegen nicht für alle Mittel die Preise vor, so kann anhand von Vergleichspreisen (Internet, regionale Anbieter) auch eine Schätzung für die erste Kostenplanung dienen, die dann durch die tatsächlichen Kosten ersetzt werden, sobald sie vorliegen.

Als Sachmittelaufwand zählen Dinge, die speziell für das Projekt, meist als Arbeitsmittel, angeschafft werden (Zeichentisch, Literatur, Werkzeuge, spezielle Arbeitskleidung usw. ebenso wie eine neue PC-Ausstattung incl. Software). Auch gemietete oder geleaste Arbeitsmittel, wie Werkhallen oder Fahrzeuge, fallen unter Sachmittel. Die Kosten dafür werden anhand verbindlicher Angebote oder Auftragsbestätigungen angesetzt; auch kann (z. B. anhand handelsüblicher Preise) eine Schätzung verwendet werden.

Für externe Leistungen, wie Beratungen, Inbetriebnahmen oder Schulungen, werden häufig Tagessätze zugrunde gelegt und eine bestimmte Anzahl von Personentagen für die Projektleistung angesetzt. Daraus ergibt sich die Projektkostenplanung. Im Projekt werden die Kosten nach der Leistungserbringung nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.

Hinzu kommen häufig Nebenkosten, wie Antrittspauschalen, Reisekosten, Spesen etc. Auch enthalten Personentage meist eine bestimmte Arbeitszeit (z. B. 8 Stunden), die als Standardarbeitszeit für die Projektmitarbeiter vorgesehen ist. Darüber hinausgehende Zeiten, die aufgrund von auftretenden Problemen eventuell geleistet werden müssen, können gesondert mit Aufschlägen in Rechnung gestellt werden.

Für die Leistungen der eigenen Mitarbeiter berechnen Sie die Kosten, indem Sie die geplanten Projektstunden mit den entsprechenden Kostensätzen multiplizieren. Dazu benötigen Sie jedoch einen internen Kostensatz (Stundensatz), den Sie für Ihre Projektmitarbeiter zugrunde legen können.

Dabei lohnt es sich nicht, für jeden Mitarbeiter einen eigenen Stundensatz zu berechnen! Sinnvoll ist es eher, für organisatorische Kategorien oder auch abteilungsweise (z. B. für Technische Zeichnung, Verkaufsinnendienst etc.) einen einheitlichen Satz zu ermitteln. Alternativ ist es möglich, für Mitarbeiter vergleichbarer Entgeltklassen (Abteilungsleiter, Projektleiter, Sachbearbeiter usw.) jeweils einen passenden Standardkostensatz zu berechnen, der dann benutzt wird.

3 a) Berechnung des Stundensatzes für die internen Projektkosten

Dieser Stundensatz errechnet sich, indem man alle Kosten der Abteilung (Kostenstelle) durch die geleisteten Stunden aller Mitarbeiter auf Basis eines Jahres teilt, also:

Berechnung des Stundensatzes für interne Projektkosten

Eine Beispielrechnung kann folgendermaßen aussehen:

Zunächst berechnen Sie die Arbeitstage im Jahr pro Mitarbeiter (MA), in denen er tatsächlich produktiv tätig ist. Abgezogen werden also Urlaubstage, Sonn- und Feiertage sowie durchschnittliche Ausfalltage (betrieblicher Durchschnitt an Krankheitszeiten, REHA, etc.).

Im Beispiel arbeitet ein Mitarbeiter also de facto 218 Arbeitstage. (Je nach Erfahrungen können die durchschnittlichen anzusetzenden Tage auch nur bei 200 liegen.)

Für die Produktivzeit werden die Normalarbeitstage des Jahres angesetzt und mit der Anwesenheitszeit pro Tag (je nach Stundenvertrag inkl. durchschnittlich geleisteter Überstunden) multipliziert. Dazu kommen noch die über die Normalarbeitszeit hinaus geleisteten Überstunden der Mitarbeiter pro Jahr, die ausbezahlt werden.

Nun werden die Kosten der Kostenstelle (Abteilung) zusammengestellt, in der die Mitarbeiter beschäftigt sind.

Zunächst einmal werden direkte Personalkosten eingerechnet, die sich zusammensetzen aus festem Monatsentgelt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Überstundenauszahlungen, Schichtzulagen etc.

Hinzu kommen als indirekte Personalkosten die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber zu leisten hat, freiwillige zusätzliche Leistungen wie Benzingeld sowie Abgaben für Versicherungen und Berufsgenossenschaften.

Weitere Kosten, die in die Stundensatzberechnung eingehen sollten, sind arbeitsplatzbezogene Kosten, die durch Abschreibungen von Arbeitsmitteln, Nebenkosten wie Mietkosten von Büroräumen, Aufwand für Personalabrechnung etc. anfallen. Diese werden häufig beim Vorhandensein einer Kostenstellenrechnung durch Umlagen auf die Kostenstelle bzw. Abteilung verteilt.

Sind alle Daten berechnet, ergibt sich der Stundensatz anhand der Formel:

Berechnung des Stundensatzes

Haben Sie den Stundensatz ermittelt, wird dieser mit der Zahl der Projektstunden (oder Personentage) multipliziert.

Diese internen Kosten müssen nicht nur für selbst erstellte Leistungen, sondern auch für die Teilnahme an Schulungen angesetzt werden.

Außer den stundenbasierten Personalkosten kommen auch noch individuelle Prämien oder Zusatzleistungen für Projektmitarbeiter oder Projektleiter hinzu, ebenso wie eventuell speziell für das Projekt ausgehandelte Überstundenpauschalen.

Schulungskosten kommen in vielen Projekten vor; sie fallen für Schulungen im eigenen Hause bzw. in Schulungsinstituten an. Oft sind die angebotenen Inhouse-Schulungen günstiger, wenn genügend Mitarbeiter daran teilnehmen können. Sind Einweisungen bzw. Schulungen am Arbeitsplatz notwendig, ist es sinnvoll, Termine so zu koordinieren, dass möglichst viele Mitarbeiter gleichzeitig bzw. im Zuge eines Schulungsblocks daran teilnehmen können. Für die Projektkostenplanung sind alle Kosten (ggf. auch Raumkosten, Verpflegung) zu berücksichtigen. Denken Sie auch an eventuell notwendige Nachschulungen.

Diese Kosten sind anzusetzen für eigene Mitarbeiter. Hier ist es oft nötig, die Kosten zu schätzen, wenn nicht alle Details der Reiseplanung bei der Projektplanung bekannt sind. Als Basis können Daten aus dem Internet für Flug/Bahnkosten oder Mietwagen dienen bzw. durchschnittliche Hotelpreise abgefragt werden. Anhand dieser Daten sind die Reisekosten hochzurechnen; eventuell zu zahlende Spesen, Auslöse, Überstundenpauschalen etc. kommen hier noch hinzu.

In diese Kategorie fallen alle anderen Aufwendungen, die meist von der Art des Projektes abhängen. Hierunter können beispielsweise bei Auslandsprojekten auch die Kosten für einen Sprachkurs fallen, der für die Projektmitarbeiter erforderlich ist; auch Risikoversicherungen für bestimmte Länder fallen darunter. Gutachten, TÜV-Abnahmen oder andere Rechtskosten können ebenso mit in die Kalkulation gehören.