Daten komprimieren

Es gibt keine "offizielle" Technik, mit der Informationen aus verschiedenen Datensätzen in einem gemeinsamen Text zusammengefasst werden können. Stattdessen ist einen Griff in die Trickkiste von SQL oder VBA notwendig, damit es funktioniert. Lorenz Hölscher zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

Eigentlich ist es eine alltägliche Aufgabe: Aus einer 1:n-Beziehung sollen Daten der Detailtabelle für die Mastertabelle in einem Feld zusammengefasst werden. Das aber soll, um Platz zu sparen, nicht zeilenweise untereinander, sondern je Master-Datensatz in einer einzigen Zeile geschehen.

Eine VBA-Funktion ist flexibler als eine Kreuztabelle und kann daher auf Datenänderungen reagieren.

Um allerdings beliebige Feldnamen verarbeiten zu können, brauchen Sie die Flexibilität einer VBA-Funktion. Diese können Sie ja auch in Abfragen benutzen. Damit Sie leicht die passenden Nachnamen zu einer Bestellung finden, erstellen Sie am besten eine Abfrage namens qryKunden-CodeMitNachnamen wie folgt:

Der Nachteil der geringen Geschwindigkeit unserer benutzerdefinierten VBA-Funktion läßt sich mit geringem Aufwand verbessern.

Wer ein wenig Erfahrung im Umgang mit Recordsets hat, weiß, dass das Öffnen einer solchen Tabelle oder Abfrage mit Abstand am längsten dauert. Das fällt besonders stark ins Gewicht, wenn wie hier nur jeweils ganz wenige Daten daraus benötigt werden.