Fortlaufende Rechnungsnummer? Eine einmalig vergebene Nummer genügt!

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen Rechnungen eine "fortlaufende" Rechnungsnummer enthalten. Das heißt aber nicht, dass Sie mit jeder ausgestellten Rechnung Aufschluss über die Zahl Ihrer Ausgangsrechnungen insgesamt machen müssen. Die Finanzbehörden haben klargestellt, dass einmalige Rechnungsnummern die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes voll und ganz erfüllen. Lückenlos muss die Nummerierung nicht sein.

Laut § 14 Umsatzsteuergesetz muss jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". Im Umsatzsteueranwendungserlass 2010 wurde die Vorschrift dann noch wie folgt präzisiert:

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."

Das - echte oder vermeintliche - Problem ...

Trotz dieser Klarstellung glauben viele Geschäftsleute (und deren Berater) nach wie vor, Rechnungsnummern müssten einer durchgängigen Zahlenfolge nach dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3... folgen. Vor allem Gründer und Kleinunternehmer, die wenige Rechnungen schreiben bzw. geschrieben haben, sehen darin die Gefahr, mit fortlaufenden Rechnungsnummern die (geringe) Anzahl der von ihnen geschriebenen Rechnungen publik machen zu müssen.

Ob eine niedrige Zahl von Rechnungen überhaupt auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt, sei dahingestellt: So kann ein Handwerker, der einem Privatkunden im April 2012 eine Rechnung mit der Nummer 17-2012 und im Oktober eine mit der Nummer 24-2012 schickt, in der Zwischenzeit ja durchaus zwei komplette Neubauten abgerechnet haben. Abgesehen davon: Ob sich die Kunden für solche Feinheiten interessieren, ist erst recht die Frage.

...und seine Lösung

So oder so - die Sorge, sich durch die Vorschrift ungewollt als Anfänger oder (erfolgloser) kleiner Krauter outen zu müssen, ist spätestens seit der "Rundverfügung" der Oberfinanzdirektion Koblenz unbegründet: Im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder, also mit bundesweiter Geltung, hat die OFD endgültig klargestellt, dass ...

"...keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend" erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die "Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer". Die Einmaligkeit genügt den Finanzämtern also vollauf, um den ungerechtfertigten Vorsteuerabzug zu verhindern.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen schreiben und auf simple Weise einmalige Rechnungsnummern generieren wollen, die keinen genauen Rückschluss auf die Zahl Ihrer Rechnungen zulassen, hilft folgender Tipp:

Machen Sie doch einfach das Datum zur Grundlage Ihrer Zahlenfolge - falls erforderlich in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages. Aus der einmaligen Rechnungsnummer "2012-04-02-01" kann ein neugieriger Kunde allenfalls ablesen, dass es sich um die erste Rechnung handelt, die am 2. April 2012 geschrieben worden ist. Die meisten Buchführungsprogramme und Auftragsverwaltungen stellen von vornherein datumsbasierte Rechnungsnummern-Formate zur Verfügung.