Besprechungsprotokolle: weniger Aufwand und trotzdem alles notiert

Kaum eine Tätigkeit ist so unbeliebt wie das Mitschreiben bei Meetings. An purer "Faulheit" aller Beteiligten kann das kaum liegen. Die weitverbreitete Protokoll-Phobie hat gute Gründe - aber sie ist kein Schicksal. Wir geben Anregungen, wie Sie fast im Vorbeigehen aussagekräftige Aufzeichnungen von Meetings, Gesprächsrunden und Sitzungen anfertigen.

"Und wer schreibt das Protokoll?" Bleischwer lastet die immer gleiche Frage Tag für Tag auf Besprechungs- und Konferenzrunden. Und selbst wenn die Verantwortlichkeit fürs Mitschreiben etwa in alphabetischer Reihenfolge vergeben wird, schafft dies das Problem nicht aus der Welt: Die Abwesenheitsrate von Teilnehmern, die "eigentlich" an der Reihe wären, ist erfahrungsgemäß hoch. Und schon geht das Gefeilsche wieder los: "Wer macht's?"

All das sollte nun aber niemanden dazu veranlassen, die Lösung des "Protokoll-Problems" auf die Zeit eines verbesserten Unternehmensklimas zu verschieben. Im Gegenteil: Die folgenden Anregungen bergen umgekehrt sogar Möglichkeiten, die Kommunikationskultur über eine veränderte Protokoll-Praxis zu verbessern.

Prinzip 1: Einer für alle, alle für einen
Das Protokoll wird - ebenso wie die Tagesordnung und die Ziele des Meetings - in gemeinsamer Verantwortung erstellt.